Programmbeschreibung

Die meisten Verwaltungsprogramme haben ein essentielles Problem. Sie müssen in der Regel sehr viele Informationen übersichtlich und sicher verwalten. 

Nicht anders ergeht es den Bildungsträgern, die in ihrer Arbeit Daten von Teilnehmern, Maßnahmen, Finanzsituationen und Behörden verwalten müssen. Diese Arbeit ist oft sehr zeitaufwendig und bürokratisch und wer seinen Verwaltungsprozess digitalisieren möchte steht oft vor dem Problem, dass viele Programme kompliziert in der Anwendung sind oder den breit gefächerten Arbeitsbereich einer Verwaltung nur oberflächlich abdecken. 

Die Schulverwaltung ist ein browserbasiertes Verwaltungssystem, welches explizit für Bildungsträger und deren Arbeit entworfen wurde. 

Anwendungen die in der Schulverwaltung enthalten sind:  

In der Schulverwaltungs-Software wurde sich vor allem den Problemen von Individualität, Interaktivität und einfacher Bedienbarkeit gewidmet.  Die Schulverwaltung ist vielschichtig, bleibt dabei aber einfach, wodurch eine Optimierung des Verwaltungsprozesses stattfinden kann.

Der erste Schritt diese Ziele zu erreichen findet sich im Aufbau des Programms. Alle Anwendungen sind über Symbole leicht voneinander zu unterscheiden, sind aber  gleichzeitig interaktiv miteinander verknüpft (Sie können so zum Beispiel von einem Teilnehmer zu dessen Fehlzeiten springen). Die Anwendungen bauen außerdem aufeinander auf und helfen so, Schritt für Schritt mit dem Programm umgehen zu lernen. 


Erweiterte Möglichkeiten

Viele herkömmliche Programme bieten nur wenige oder einseitige Möglichkeiten im Arbeitsprozess an, sowohl für die Dozenten als auch für die Teilnehmer. Dass dies auch anders geht zeigt zum Beispiel die Maßnahmen-App. Hier wird zwischen drei verschiedenen Maßnahmentypen unterschieden (AVGS, FBW, Individual). Zusätzlich dazu können Zahlungsarten (Festpreis, Monatsrate und Modulrate) festgelegt werden. Kosten und Dauer eines Moduls unterscheiden sich je nach Maßnahmentyp.

Trotz der großen Menge an Auswahlmöglichkeiten bleibt das Interface übersichtlich und der Nutzer wird Stück für Stück an die Erschließung einer Maßnahme herangeführt. Das Prinzip der unterschiedlichen Maßnahmentypen setzt sich auch in anderen Anwendungen des Programms fort. Rechnungen und offene Posten werden zum Beispiel ebenfalls nach den Maßnahmentypen unterteilt. 


Flexibilität

Im Thema Flexibilität punktet das Programm vor allem dabei, dass fast alle Eingaben im Nachhinein überarbeitet, ergänzt oder gelöscht werden können. So sind keine Angaben endgültig. Der Raumplaner zum Beispiel wird nach dem Drag&Drop-Prinzip bedient. Teilnehmer oder Interessenten können einfach in einen Raum hineingezogen werden. Ändern sich Raumkonstellationen können die Teilnehmer ohne weitere Probleme einfach in einen anderen Raum verschoben werden. Auch andere Anwendungen besitzen ähnlich flexible Bedienungsmöglichkeiten.


Vermeidung von Papier

Alle Anwendungen sind auf den digitalen Datenverkehr ausgelegt. Sie können PDF-Dateien, CSV-Dateien, ZIP-Dateien oder Datensätze als Excel-Datei herunterladen und auf Ihrem Computer speichern. 

In der offene Posten-App können beispielsweise hochgeladene Kontoauszüge aus Ihrem online Banking Account (CSV-Datei-Format) zum Abgleich eingegangener Zahlungen mit den noch offen Posten verwertet werden. Sie können also rein digital mit den offenen Posten arbeiten. Wenn Sie dies bewusst nicht wollen, gibt es aber auch immer einen manuellen Weg.


Interaktivität

Viele Anwendungen können interaktiv im Alltag genutzt werden. 

Anstatt beispielsweise eine Anwesenheitskontrolle zuerst in Papierform durchzuführen und diese dann händisch zu digitalisieren, können Sie direkt im Klassenraum (z.B.: mit einem Tablet) mit der Anwesenheits-App arbeiten. Dabei sind die Teilnehmer entsprechend der Angaben aus der Raumplaner-App den verschiedenen, auswählbaren Räumen zugeordnet. Mit einfachem Klicken kann der Status des Teilnehmers von anwesend zu abwesend geändert werden. Zudem können jeweils Zusatzinformationen hinterlegt werden. Auf diese Weise werden unnötige Arbeitsschritte vermieden und die Anwendung kann direkt vor Ort den Arbeitsprozess eines Dozenten vereinfachen. 


Übersichtlichkeit

Sie haben in fast allen Apps Möglichkeiten Ihr Interface übersichtlicher zu gestalten, indem Sie einzelne Kategorien öffnen oder schließen können (z.B. werden in der Träger-App alle Daten zu Ihren Kostenträgern zentral erfasst). Die Träger werden dann in einer Übersicht aufgelistet. Zu dem jeweiligen Träger können direkt Berater erstellt werden, die dann ein- oder ausgeklappt werden können. Besonders an der Träger-App ist, dass hier anwendungs-übergreifende Elemente erstellt werden. Ein Träger kann beispielsweise später in der Teilnehmer- oder Anwesenheits-App über ein Auswahlsystem ausgewählt werden. Um diese Auswahlsysteme übersichtlich zu halten, können Sie anwendungs-übergreifende Elemente über ein Symbol aktivieren oder deaktivieren. Deaktivierte Elemente tauchen dann nicht mehr in den anderen Apps auf. 


Automatisierung

Innerhalb der Schulverwaltung laufen viele automatisierte Prozesse, die dem Nutzer Arbeit abnehmen. In der Abrechnungs-App werden beispielsweise alle Rechnungen erstellt und den Personen (Trägern) zugeordnet. Die Rechnungen können dann noch überarbeitet, erzeugt und direkt per Mausklick digital versendet werden (auch manuelles Drucken und Versenden ist eine Option). Durch die automatisierte Rechnungserzeugung kann keine Rechnung mehr übersehen werden. 


Individualität

Obwohl die Schulverwaltung viele Arbeitsprozesse vereinfacht, ist an den richtigen Stellen ein hohes Maß an Individualität und Information gefragt. Die Teilnehmer-App zum Beispiel bietet den Verwaltern die Möglichkeit ganz individuell und einfach Informationen zu einem neuen Teilnehmer zu hinterlegen oder zu ändern. Auffällig ist, dass die Schulverwaltung keine eigene App für die Bildungspläne besitzt. Das liegt daran, dass jeder Bildungsplan individuell beim Teilnehmer erstellt und dort auch hinterlegt wird. Die Dauer des Bildungsplans, sowie persönliche Vertrags- und Rechnungsdokumente, können in der Teilnehmer-App hinterlegt und auf den einzelnen Teilnehmer und seine speziellen Bedürfnisse angepasst werden. Zudem wird mit jedem Bildungsplan eine Übersicht zu den Modulen, zu dem Zahlungsschema der offenen Posten und zum Ablauf der Maßnahme (Kalender) erstellt. 


Zeitersparnis

Einer der zeitraubendsten Prozesse ist beispielsweise die Erstellung von Fehlzeitenreports, die den zuständigen Kostenträgern vorgelegt werden müssen. Mit der Fehlzeiten-App werden automatisch die Fehlzeiten aus der regelmäßig geführten Anwesenheit übernommen und in einem Bericht erfasst. Die fertigen Berichte müssen dann nur noch erzeugt und per Mausklick versendet werden. Dasselbe gilt für Adhoc-Berichte, die hier ebenfalls erzeugt werden können.


Technische Daten 

Die für die Schulverwaltung eingesetzten Server verfügen mindestens über 16 GB Hauptspeicher, 128 GB SSD zum Booten und 2 TB im Raid als Datenspeicher.

Es erfolgen tägliche Sicherungen der Daten, die nach 1 Woche als Freitags-Sicherung, nach 4 Wochen als Monats-Sicherung und nach 3 Monaten als Quartals-Sicherung kumuliert werden. (Die Quartals-Sicherungen werden 10 Jahren nach Auflösung des Vertrages gelöscht).

Das System hat folgende Grenzen: